#digitalisation #externalisation #securite #archivage  #numerisation
Simplifiez-vous la vie et réduisez vos coûts en digitalisant vos processus !
archibald

 

 
Ce début de 3ème millénaire nous fait pleinement entrer dans l’ère du digital. Cela concerne pleinement nos entreprises et leurs organisations. La question souvent posée est de savoir comment passer du papier au tout numérique sans perdre l’essentiel : l’information contenue dans nos documents.

 

 

 

 

La première étape – et pas des moindres – est de lister l’ensemble des processus qui sont les plus consommateurs d’échange de papier : les « fullpaper ». Parmi les catégories les plus emblématiques, on peut citer les factures des fournisseurs dont le cycle de traitement à l’intérieur d’une entreprise peut parfois s’apparenter au parcours du combattant tant les obstacles sont nombreux : réception par le bon service, validation par le bon responsable, retour parfois chaotique au service comptabilité (qui aurait dû traiter en priorité la-dite facture), validation du paiement …

Il est à noter l’impulsion de l’Etat pour dématérialiser ses propres factures au-travers du portail #Chorus Pro. Des solutions équivalentes existent entre les entreprises au-travers de protocole EDI (échange de données informatisées) ou de technologies « #blockchain » qui permettront des échanges totalement dématérialisés et sécurisés.

Après avoir identifié les processus les plus « fullpaper », il est essentiel de les décrire et d’identifier le rôle de chacun des acteurs dans la chaîne de traitement du document. Ce travail permettra à la fois de disposer d’un descriptif de votre processus et ainsi de définir les « nœuds » correspondant au passage d’un document d’un état à un autre (par exemple : validation d’une facture à payer).

Vos processus « fullpaper » identifiés et décrits, il ne vous reste plus qu’à définir la bonne stratégie pour passer à la digitalisation complète !

Pour cela #Archibald, qui compte 20 ans d’expérience dans la gestion documentaire, vous accompagne et vous propose ses solutions numériques et archivistiques pour que le papier ne soit plus qu’un lointain souvenir tout en vous permettant de réduire vos coûts et sécuriser vos données !

En savoir plus : www.groupe-archibald.fr et 05 63 50 90 10

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