Facture PDF signé, Mail sécurisé et Archivage… le Trio simple et gagnant pour transmettre vos factures simplement, rapidement et de façon sécurisée

#facture électronique #dématérialisation
Facture PDF signé, Mail sécurisé et Archivage… le Trio simple et gagnant pour transmettre vos factures simplement, rapidement et de façon sécurisée 

Digital composite of New mails appearing beside laptop

Digital composite of New mails appearing beside laptop

Répondant aux exigences de la facture électronique, la facture PDF signé est une des solutions garantissant l’Authenticité, l’Intégrité et la Lisibilité de la facture. Des textes de loi encadrent ces nouvelles pratiques pour en assurer toute sa cohérence.

Effectivement il suffit de l’acceptation tacite des 2 parties sur la voie électronique (le récepteur n’a besoin que d’une boite email et d’un accès internet).

De plus, une simple imprimante virtuelle gratuite est nécessaire (ou bien via une solution de création assistée de PDF ).

 

 

Une solution en SaaS est aussi facteur de simplicité et d’économie, pour éviter les mises à jour, la maintenance du matériel et assurer l’évolution et la continuité du service.

La production du PDF est simple :

– A la sortie de l’Erp (outil de facturation), avec une imprimante virtuelle (ou solution pro),

– Grâce à un connecteur associé à l’Erp

Puis récupération de la facture PDF pour signature en mode cachet serveur,  conforme RGS* qui consiste à prouver l’identité de l’émetteur de la facture. Le signataire est la Personne Morale émettrice de la facture.

La signature électronique peut être déléguée (en SaaS) ou rester en locale.

La facture en PDF signé assure alors l’authenticité et l’intégrité de la transaction.

Schéma_PDF_signé

Ensuite un service de Mail Chiffré prend en charge la transmission de la facture PDF de manière sécurisée et normée : c’est la garantie de la lisibilité de la facture.

L’Archivage complète le trio en assurant la valeur probatoire qui est présentable et valable en cas de contrôle fiscal.

En savoir plus sur l’article « Facture PDF signé, Mail Sécurisé et Archivage, un Trio simple et gagnant » du Blog de Prologue Numérique.

Simplifiez-vous la vie et réduisez vos coûts en digitalisant vos processus !

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Simplifiez-vous la vie et réduisez vos coûts en digitalisant vos processus !
archibald

 

 
Ce début de 3ème millénaire nous fait pleinement entrer dans l’ère du digital. Cela concerne pleinement nos entreprises et leurs organisations. La question souvent posée est de savoir comment passer du papier au tout numérique sans perdre l’essentiel : l’information contenue dans nos documents.

 

 

 

 

La première étape – et pas des moindres – est de lister l’ensemble des processus qui sont les plus consommateurs d’échange de papier : les « fullpaper ». Parmi les catégories les plus emblématiques, on peut citer les factures des fournisseurs dont le cycle de traitement à l’intérieur d’une entreprise peut parfois s’apparenter au parcours du combattant tant les obstacles sont nombreux : réception par le bon service, validation par le bon responsable, retour parfois chaotique au service comptabilité (qui aurait dû traiter en priorité la-dite facture), validation du paiement …

Il est à noter l’impulsion de l’Etat pour dématérialiser ses propres factures au-travers du portail #Chorus Pro. Des solutions équivalentes existent entre les entreprises au-travers de protocole EDI (échange de données informatisées) ou de technologies « #blockchain » qui permettront des échanges totalement dématérialisés et sécurisés.

Après avoir identifié les processus les plus « fullpaper », il est essentiel de les décrire et d’identifier le rôle de chacun des acteurs dans la chaîne de traitement du document. Ce travail permettra à la fois de disposer d’un descriptif de votre processus et ainsi de définir les « nœuds » correspondant au passage d’un document d’un état à un autre (par exemple : validation d’une facture à payer).

Vos processus « fullpaper » identifiés et décrits, il ne vous reste plus qu’à définir la bonne stratégie pour passer à la digitalisation complète !

Pour cela #Archibald, qui compte 20 ans d’expérience dans la gestion documentaire, vous accompagne et vous propose ses solutions numériques et archivistiques pour que le papier ne soit plus qu’un lointain souvenir tout en vous permettant de réduire vos coûts et sécuriser vos données !

En savoir plus : www.groupe-archibald.fr et 05 63 50 90 10

La confiance numérique, une affaire de très long terme !

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sécurité des données
Question pratique : dans 20 ou 30 ans, comment prouver la conformité des documents électroniques   signés en 2016 ?

Quelques mois après l’entrée en  vigueur du règlement
e-IDAS, nous vous proposons de  décrypter ce qui se cache concrètement derrière cet  acronyme et ses impacts en termes de confiance  numérique.

 

 

crédit photo Shutterstock

Règlement e-IDAS, confiance et archivage des documents numériques

Quelques mois après l’entrée en vigueur d’e-IDAS, nous vous proposons de décrypter ce qui se cache concrètement  derrière cet acronyme et ses impacts sur la gestion des documents numériques.

e-IDAS : qu’est-ce que c’est ?
e-IDAS signifie Electronic Identification and  Services. Ce règlement européen (*) vise à promouvoir les services de confiance relatifs à l’identité numérique : horodatage, signature et cachet électroniques, lettre recommandée… afin de favoriser la dématérialisation des échanges dans toute  l’Europe.

Le dispositif repose principalement sur des « prestataires de service de confiance » (Trust Service  Provider  – TSP),  qui s’engagent à proposer des produits qualifiés par e-IDAS, gage de reconnaissance dans l’Union Européenne.

Hier encore, pour signer un contrat par exemple, il suffisait d’une feuille de papier et d’un stylo. Comment faire aujourd’hui, quand la majorité des documents sont générés directement par des  systèmes informatiques ? Dans les faits,  les documents électroniques sont imprimés, signés à la main puis numérisés pour retrouver leur format initial… la boucle est bouclée ! En effet, le citoyen ne dispose d’aucune technique fiable de  signature  électronique. C’est donc bien l’identité numérique qui est donc au cœur du règlement e-IDAS.

(*) règlement UE n° 910-2014 du 23 juillet 2014 entré en vigueur en juillet 2016

Quels sont les impacts sur les documents numériques  et leur archivage ?
Dans 20 ou 30 ans, comment démontrer la conformité d’un consentement signé électroniquement en 2016 ?

Dans le monde numérique, c’est la validité du certificat d’identité du signataire qui permet de vérifier la signature. Un certificat numérique doit être renouvelé tous les 2 ou 3 ans. Quant au dispositif technique qui permet de générer une signature, il doit être renouvelé tous les 5 à 10 ans.

On le voit, les moyens techniques seuls ne permettent pas de gérer tout le cycle de vie d’un document. C’est le rôle de l’archivage, qui permet de conserver à très long terme non seulement le document lui-même, mais aussi sa signature et les preuves de validité du certificat lors de la signature.

Le système de signature à la volée permet de valider un document sans certificat d’identité numérique. Il suffit au signataire de s’identifier et de donner l’ordre à une machine de signer le document à sa place. Pour vérifier la validité de la signature, il est indispensable de conserver l’ensemble des éléments de la transaction afin de prouver les points suivants : qui ? quoi ?  quand ?

Préserver la signature sans le document a-t-elle du sens ?
Théoriquement il est possible de conserver le document et sa signature dans deux systèmes distincts. Dans ce cas, les deux éléments seront exigés pour vérifier l’intégrité du document archivé.

Les normes d’application e-IDAS préconisent plutôt de conserver un « objet d’archives » regroupant le document et sa signature. Ce dispositif simple offre une meilleure maîtrise du risque à long terme. Aussi, il est recommandé de réfléchir simultanément aux processus de signature et d’archivage, afin de constituer un «objet d’archives » intégrant les éléments de preuve.

Que se passe-t-il entre le moment de la signature et le moment du versement en archivage ?
L’intégrité d’un document numérique est gérée par le Système d’Archivage Electronique (lien 1) qui l’exploite, et non par le support  du document.

La règlementation impose que les documents à vocation probatoire soient conservés dans un Système d’Archivage Electronique répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013. Cette conformité offre un haut niveau de traçabilité, intégrant des journaux chaînés, horodatés et eux-mêmes archivés afin de préserver l’ensemble des  preuves  d’intégrité.

Ce sont ces éléments de preuve (générés par et conservés dans le SAE) qui confèrent leur vocation probatoire aux documents, et  non le SAE lui-même.
Préserver l’intégrité impose de réduire au strict minimum la conservation des documents dans un environnement peu ou pas sécurisé, et de les verser dans un SAE au plus vite après leur signature.

Une entreprise qui utilise une GED avec des processus de validation aura donc intérêt à mettre en œuvre un connecteur d’archivage associé au workflow de signature, plutôt  que d’attendre plusieurs années avant de verser les documents en masse, comme on l’observe encore trop souvent.

En conclusion : le Système d’Archivage Electronique, un dispositif de confiance pour les projets de dématérialisation
Développer son propre système d’archivage en interne nécessite des  investissements importants à long terme : infrastructures informatiques et logicielles, moyens humains, procédures, certifications…

Il est possible d’externaliser ce service auprès d’un tiers archiveur afin de bénéficier d’un dispositif clé en mains permettant de mutualiser les infrastructures…  et les coûts associés !

Dans ce cas, il est vivement conseillé d’exiger à minima la certification NF Z 42-013, gage de confiance. Lorsqu’il s’agit d’archives publiques, l’agrément du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) est nécessaire.

Enfin, l’agrément HDS (Hébergeur de  Données de Santé) est indispensable lorsque les documents  contiennent des données de santé à caractère  personnel.

Pour plus d’informations : http://www.locarchives.fr/actualites/953-livre-blanc-archivage-electronique-locarchives

 

Gestion de la paie et du personnel – Les TPE/PME manquent de temps

#Webinar #paie #TPE #PME 

Les acteurs des TPE/PME manquent de temps. Leur quotidien est rythmé par la vie de leur entreprise et de ses aventures. Dans ce contexte, il y a des impératifs, et la gestion du social en est un.

Découvrez comment gérer la paie et le personnel sur Internet – Inscrivez-vous à notre Web Conférence qui se tiendra le 10 Janvier à 14h 

La gestion de la paie est une activité plus risquée et stratégique qu’il n’y parait. Elle ne laisse pas place à l’approximation.

D’un côté les salariés sont dans l’attente d’une paie juste, synonyme de paix sociale, et de l’autre les contraintes légales cadrent l’exactitude des déclarations, sous peine de voir son entreprise « redressée » et pénalisée financièrement.

S’appuyer sur un expert tel qu’ADP, en se déchargeant des contraintes de veille légale & conventionnelle, tout en tirant parti de ces mêmes dispositions, permet de libérer son esprit d’une échéance mensuelle incontournable et exigeante, pour se concentrer sur son business !

Pour arriver ainsi en quelques minutes, chaque mois, grâce à une plateforme en ligne sécurisée, à envoyer ses données variables et recevoir en retour ses paies et déclarations dématérialisées et archivées en toute conformité.

Oodrive : l’archivage numérique dans le domaine de l’audiovisuel

#archivage #numerique #audiovisuel

L’archivage numérique dans le domaine de l’audiovisuel par Oodrive 

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Le volume de données généré chaque année ne cesse de croître.  Cela est encore plus vrai dans le monde audiovisuel où les fichiers sont particulièrement riches (vidéos, MP3, audios….). L’archivage est devenu une problématique majeure pour les professionnels du secteur. Les exigences liées au métier (augmentation de la résolution, tailles des vidéos…) rend indispensable la mise en place d’une politique d’archivage sécurisée afin de conserver le patrimoine audiovisuel.

 

 

L’archivage numérique garantit à ces métiers :

  • Une réduction du temps d’accès aux contenus
  • Des serveurs de production libérés du contenu inutile
  • Vérification de l’intégrité des documents
  • Une optimisation des espaces d’archivage

Si vous souhaitez échanger sur vos besoins d’archivage, venez rencontrer l’équipe Oodrive au salon Satis.

Vous pouvez également prendre rdv avec un de nos conseillers.

 

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