Simplifiez-vous la vie et réduisez vos coûts en digitalisant vos processus !

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Simplifiez-vous la vie et réduisez vos coûts en digitalisant vos processus !
archibald

 

 
Ce début de 3ème millénaire nous fait pleinement entrer dans l’ère du digital. Cela concerne pleinement nos entreprises et leurs organisations. La question souvent posée est de savoir comment passer du papier au tout numérique sans perdre l’essentiel : l’information contenue dans nos documents.

 

 

 

 

La première étape – et pas des moindres – est de lister l’ensemble des processus qui sont les plus consommateurs d’échange de papier : les « fullpaper ». Parmi les catégories les plus emblématiques, on peut citer les factures des fournisseurs dont le cycle de traitement à l’intérieur d’une entreprise peut parfois s’apparenter au parcours du combattant tant les obstacles sont nombreux : réception par le bon service, validation par le bon responsable, retour parfois chaotique au service comptabilité (qui aurait dû traiter en priorité la-dite facture), validation du paiement …

Il est à noter l’impulsion de l’Etat pour dématérialiser ses propres factures au-travers du portail #Chorus Pro. Des solutions équivalentes existent entre les entreprises au-travers de protocole EDI (échange de données informatisées) ou de technologies « #blockchain » qui permettront des échanges totalement dématérialisés et sécurisés.

Après avoir identifié les processus les plus « fullpaper », il est essentiel de les décrire et d’identifier le rôle de chacun des acteurs dans la chaîne de traitement du document. Ce travail permettra à la fois de disposer d’un descriptif de votre processus et ainsi de définir les « nœuds » correspondant au passage d’un document d’un état à un autre (par exemple : validation d’une facture à payer).

Vos processus « fullpaper » identifiés et décrits, il ne vous reste plus qu’à définir la bonne stratégie pour passer à la digitalisation complète !

Pour cela #Archibald, qui compte 20 ans d’expérience dans la gestion documentaire, vous accompagne et vous propose ses solutions numériques et archivistiques pour que le papier ne soit plus qu’un lointain souvenir tout en vous permettant de réduire vos coûts et sécuriser vos données !

En savoir plus : www.groupe-archibald.fr et 05 63 50 90 10

La confiance numérique, une affaire de très long terme !

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sécurité des données
Question pratique : dans 20 ou 30 ans, comment prouver la conformité des documents électroniques   signés en 2016 ?

Quelques mois après l’entrée en  vigueur du règlement
e-IDAS, nous vous proposons de  décrypter ce qui se cache concrètement derrière cet  acronyme et ses impacts en termes de confiance  numérique.

 

 

crédit photo Shutterstock

Règlement e-IDAS, confiance et archivage des documents numériques

Quelques mois après l’entrée en vigueur d’e-IDAS, nous vous proposons de décrypter ce qui se cache concrètement  derrière cet acronyme et ses impacts sur la gestion des documents numériques.

e-IDAS : qu’est-ce que c’est ?
e-IDAS signifie Electronic Identification and  Services. Ce règlement européen (*) vise à promouvoir les services de confiance relatifs à l’identité numérique : horodatage, signature et cachet électroniques, lettre recommandée… afin de favoriser la dématérialisation des échanges dans toute  l’Europe.

Le dispositif repose principalement sur des « prestataires de service de confiance » (Trust Service  Provider  – TSP),  qui s’engagent à proposer des produits qualifiés par e-IDAS, gage de reconnaissance dans l’Union Européenne.

Hier encore, pour signer un contrat par exemple, il suffisait d’une feuille de papier et d’un stylo. Comment faire aujourd’hui, quand la majorité des documents sont générés directement par des  systèmes informatiques ? Dans les faits,  les documents électroniques sont imprimés, signés à la main puis numérisés pour retrouver leur format initial… la boucle est bouclée ! En effet, le citoyen ne dispose d’aucune technique fiable de  signature  électronique. C’est donc bien l’identité numérique qui est donc au cœur du règlement e-IDAS.

(*) règlement UE n° 910-2014 du 23 juillet 2014 entré en vigueur en juillet 2016

Quels sont les impacts sur les documents numériques  et leur archivage ?
Dans 20 ou 30 ans, comment démontrer la conformité d’un consentement signé électroniquement en 2016 ?

Dans le monde numérique, c’est la validité du certificat d’identité du signataire qui permet de vérifier la signature. Un certificat numérique doit être renouvelé tous les 2 ou 3 ans. Quant au dispositif technique qui permet de générer une signature, il doit être renouvelé tous les 5 à 10 ans.

On le voit, les moyens techniques seuls ne permettent pas de gérer tout le cycle de vie d’un document. C’est le rôle de l’archivage, qui permet de conserver à très long terme non seulement le document lui-même, mais aussi sa signature et les preuves de validité du certificat lors de la signature.

Le système de signature à la volée permet de valider un document sans certificat d’identité numérique. Il suffit au signataire de s’identifier et de donner l’ordre à une machine de signer le document à sa place. Pour vérifier la validité de la signature, il est indispensable de conserver l’ensemble des éléments de la transaction afin de prouver les points suivants : qui ? quoi ?  quand ?

Préserver la signature sans le document a-t-elle du sens ?
Théoriquement il est possible de conserver le document et sa signature dans deux systèmes distincts. Dans ce cas, les deux éléments seront exigés pour vérifier l’intégrité du document archivé.

Les normes d’application e-IDAS préconisent plutôt de conserver un « objet d’archives » regroupant le document et sa signature. Ce dispositif simple offre une meilleure maîtrise du risque à long terme. Aussi, il est recommandé de réfléchir simultanément aux processus de signature et d’archivage, afin de constituer un «objet d’archives » intégrant les éléments de preuve.

Que se passe-t-il entre le moment de la signature et le moment du versement en archivage ?
L’intégrité d’un document numérique est gérée par le Système d’Archivage Electronique (lien 1) qui l’exploite, et non par le support  du document.

La règlementation impose que les documents à vocation probatoire soient conservés dans un Système d’Archivage Electronique répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013. Cette conformité offre un haut niveau de traçabilité, intégrant des journaux chaînés, horodatés et eux-mêmes archivés afin de préserver l’ensemble des  preuves  d’intégrité.

Ce sont ces éléments de preuve (générés par et conservés dans le SAE) qui confèrent leur vocation probatoire aux documents, et  non le SAE lui-même.
Préserver l’intégrité impose de réduire au strict minimum la conservation des documents dans un environnement peu ou pas sécurisé, et de les verser dans un SAE au plus vite après leur signature.

Une entreprise qui utilise une GED avec des processus de validation aura donc intérêt à mettre en œuvre un connecteur d’archivage associé au workflow de signature, plutôt  que d’attendre plusieurs années avant de verser les documents en masse, comme on l’observe encore trop souvent.

En conclusion : le Système d’Archivage Electronique, un dispositif de confiance pour les projets de dématérialisation
Développer son propre système d’archivage en interne nécessite des  investissements importants à long terme : infrastructures informatiques et logicielles, moyens humains, procédures, certifications…

Il est possible d’externaliser ce service auprès d’un tiers archiveur afin de bénéficier d’un dispositif clé en mains permettant de mutualiser les infrastructures…  et les coûts associés !

Dans ce cas, il est vivement conseillé d’exiger à minima la certification NF Z 42-013, gage de confiance. Lorsqu’il s’agit d’archives publiques, l’agrément du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) est nécessaire.

Enfin, l’agrément HDS (Hébergeur de  Données de Santé) est indispensable lorsque les documents  contiennent des données de santé à caractère  personnel.

Pour plus d’informations : http://www.locarchives.fr/actualites/953-livre-blanc-archivage-electronique-locarchives

 

Gestion de la paie et du personnel – Les TPE/PME manquent de temps

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Les acteurs des TPE/PME manquent de temps. Leur quotidien est rythmé par la vie de leur entreprise et de ses aventures. Dans ce contexte, il y a des impératifs, et la gestion du social en est un.

Découvrez comment gérer la paie et le personnel sur Internet – Inscrivez-vous à notre Web Conférence qui se tiendra le 10 Janvier à 14h 

La gestion de la paie est une activité plus risquée et stratégique qu’il n’y parait. Elle ne laisse pas place à l’approximation.

D’un côté les salariés sont dans l’attente d’une paie juste, synonyme de paix sociale, et de l’autre les contraintes légales cadrent l’exactitude des déclarations, sous peine de voir son entreprise « redressée » et pénalisée financièrement.

S’appuyer sur un expert tel qu’ADP, en se déchargeant des contraintes de veille légale & conventionnelle, tout en tirant parti de ces mêmes dispositions, permet de libérer son esprit d’une échéance mensuelle incontournable et exigeante, pour se concentrer sur son business !

Pour arriver ainsi en quelques minutes, chaque mois, grâce à une plateforme en ligne sécurisée, à envoyer ses données variables et recevoir en retour ses paies et déclarations dématérialisées et archivées en toute conformité.

La dématérialisation des factures : une échéance à préparer

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La dématérialisation des factures : une échéance à préparer

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Sur les 2,5 milliards de factures générées chaque année par les entreprises et les administrations, seules 5% d’entre elles sont au format électronique.

Pourtant, la dématérialisation des factures va progressivement devenir obligatoire pour les entreprises :

 

EchéancesTailles d’entreprises
Au 1er janvier 2017Plus de 5000 salariés
Au 1er janvier 2018Entre 250 et 5000 salariés
Au 1er janvier 2019Moins de 250 salariés
Au 1er janvier 2020Moins de 10 salariés

 

Dans le cadre de la dématérialisation de vos factures, il est essentiel d’intégrer la confiance dans vos échanges en passant par un tier de confiance. CertEurope, une marque du Groupe Oodrive sécurise la dématérialisation de vos factures électroniques : identification, signature électronique, horodatage, archivage et adaptation au cadre légal.

Les fonctions clés

  • Génération de preuves & horodatage de la signature
  • Association au service de coffre-fort électronique
  • Association au service d’archivage à valeur probante
  • Transmission des données de signature sur un serveur distant
  • Cachet serveur reconnu nativement par Adobe
  • Cachet serveur RGS** dans un boîtier cryptographique sur les serveurs de CertEurope
  • Signature en lot, signature pour une personne morale

En savoir plus  sur nos solutions de confiance numérique (https://www.oodrive.fr/confiance-numerique/

CertEurope est une marque du Groupe Oodrive

Créer sa société sans se déplacer

#droit #juridique #créationsociété #dématérialisation
Créer sa société sans se déplacer

Si le commerce électronique a déjà envahi massivement de nombreux secteurs de l’économie française, celui du droit ne s’est ouvert que très récemment. Il a connu immédiatement un grand succès en se positionnant en alternative très appréciée des jeunes entreprises et même des particuliers. En effet, le marché du droit sur internet offre un accès à de très nombreux documents juridiques et conseils personnalisés, rapidement et à des coûts maîtrisés.

Le marché des services juridiques en ligne a connu une forte évolution de son offre, devenant particulièrement performant en matière de création de sociétés. Ainsi, des plateformes comme LegaLife.fr vous proposent de prendre en charge l’ensemble du processus nécessaire à la constitution de votre société, qu’il s’agisse d’une SAS, d’une SASU, d’une SARL, d’une EURL, d’une SCI ou encore d’une association.

Plus besoin de passer obligatoirement par un avocat ou de tenter de tout réaliser soi-même et risquer de se retrouver soit hors-budget soit hors-délai, ces sites spécialisés vous soutiennent dans votre démarche et réalisent pour vous l’ensemble des formalités légales selon la forme sociale que vous avez décidé de créer.

En répondant à un simple questionnaire, tous les documents nécessaires à la création de votre société sont générés automatiquement : statuts, déclaration sur l’honneur de non-condamnation, pouvoirs etc…et peuvent être signés électroniquement.

Des formalistes accomplissent ensuite pour vous les formalités de publicité (parution d’un avis dans un journal d’annonces légales) ainsi que les démarches auprès du greffe (constitution du dossier : formulaires, dépôt des pièces justificatives) et vous délivrent votre extrait K-Bis sous 48 heures.

Vous pouvez également compter sur leur réseau d’avocats spécialisés en droit des sociétés qui répondent à des demandes plus spécifiques, pour une entreprise créée sur-mesure.

Avec l’émergence de ces nouvelles plateformes juridiques où tout est dématérialisé, il n’a donc jamais été aussi simple de se lancer dans l’aventure sociale.

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