Diffusion en direct des 2èmes Rencontres Nationales Transition Numérique

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Les 2èmes Rencontres Nationales Transition Numérique auront lieu le 11 Janvier prochainVous pouvez assister à leur retransmission en direct !
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Au programme :

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Automatisation et externalisation de l’envoi des courriers administratifs

Domifacile, entreprise prestataire de services à la personnes offrant une large gamme de services à domicile, a choisi la solution FlyDoc d’Esker pour externaliser l’envoi par courrier de 27000 documents administratifs par an. La solution FlyDoc permet à Domifacile de gagner du temps sur l’envoi de plus de 450 bulletins de paie et près de 500 factures par mois.

Créée en 2004, Domifacile a connu un développement rapide et important, soutenu notamment par le succès des services à la personne et par les lois Borloo de 2005. Avec un objectif de 4 à 5 ouvertures d’agence par an, Domifacile était confronté à une augmentation continue des tâches administratives gérées par le siège. Afin d’accompagner ce développement rapide, Domifacile recherchait une solution souple et efficace pour externaliser et se décharger de l’envoi récurrent et en nombre des bulletins de paie, et utilisable pour d’autres flux. En quelques clics, les documents sont préparés et envoyés via internet par les équipes de Domifacile.

En plus de cette utilisation principale, l’entreprise a rapidement élargi son utilisation de FlyDoc pour l’envoi à ses clients des attestations fiscales nécessaires aux déclarations d’impôts et aux abattements fiscaux : un envoi annuel de 15 000 courriers, qui aurait mobilisé plusieurs personnes pendant de nombreuses heures sans la solution d’Esker.

Grâce à FlyDoc, Domifacile a rapidement gagné en productivité et en efficacité :

  • Des bulletins de paie envoyés en 48h, ce qui était difficilement possible avec un processus manuel interne.
  • Une économie significative pour l’entreprise, le temps gagné sur ces tâches fastidieuses permet aux équipes Domifacile de se consacrer à d’autres missions à plus grande valeur ajoutée.
  • Une offre adaptée aux besoins d’une PME en croissance, le service FlyDoc n’impose pas d’abonnement mensuel et propose une facturation “à la demande”, en fonction de la consommation effectuée par l‘entreprise.
  • Réaliser rapidement des envois en nombre, avec une option “pièce jointe” pour l’envoi des courriers.
  • De nouvelles utilisations du service sont à l’étude, telles que les envois quotidiens de propositions ou de bons de commandes.

Domifacile a l’ambition d’ouvrir 4 à 5 nouvelles agences par an, ce qui laisse envisager une croissance importante de la dématérialisation des flux courriers de l’entreprise.

Pour en savoir plus rendez-vous sur notre site web !

Un scan de facture imprimée ne vaut pas facture électronique !

Certaines entreprises font le choix d’imprimer leurs factures client, établies avec un outil de gestion, puis elles les scannent, signent ces scans et les envoient à des clients en appelant cela Facture Electronique.

Est-ce correct ? Est-ce possible d’établir une Facture Electronique  par simple scan d’une facture imprimée ?

La réponse est dans le BOFiP du 18 octobre 2013. Elle est sans ambiguïtés : le scan d’une facture déjà imprimée, même porteur d’une signature numérique, ne vaut pas facture électronique. Cela a été toléré jusqu’au 31 décembre 2014, mais depuis le 1er janvier 2015… ce n’est pas conforme.

Extrait du BOFiP  (Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts) :

Toutefois, jusqu’au 31 décembre 2014, une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) sera considérée comme une facture électronique sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes par l’émetteur :

  • la facture numérisée devra être sécurisée au moyen d’une signature électronique quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ;
  • l’émetteur de la facture devra conserver la facture sous les deux formats, papier et électronique.

Le récepteur de la facture sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il devra donc conserver la facture ainsi reçue, uniquement sous format dématérialisé.

Envie de vérifier à la source : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8862-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10-20131018 paragraphe 90

Sans compter l’approche surprenante en termes de productivité… imprimer pour scanner puis signer… Pourquoi ne pas signer directement le PDF généré par l’outil ?

Vous pouvez également consulter sur le Blog de Qweeby un billet rédigé sur le BOFIP qui cadre l’aspect dématérialisation.

Dématérialisation de documents – témoignage client

Revendeur exclusif de Sodastream en France, OPM France, dématérialise ses documents clients grâce à PROLOGUE

« Pour anticiper l’exigence croissante des plateformes d’achats des enseignes de la Grande Distribution en matière de dématérialisation, OPM France adjoint à son système la plateforme Use It Flow de Prologue, véritable lien entre l’EDI de ses clients et son propre système interne. »

Pour plus d’informations sur la solution mise en place, consultez le témoignage 

 

Les Web Conférences ATN+

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ATN+ avec le support des ses membres, organise des Web conférences dédiées à des thématiques liées aux usages du numérique pour les artisans, commerçants, TPE et PME. Les Web Conférences sont tournées en mode distant et mises à disposition sur le site ATN+

 

Le calendrier des Web Conférences est disponible sur la chaîne ATN+ – le planning est mis à jour régulièrement, n’hésitez pas à consulter notre page.

 

webikeoatn+

Les Web Conférences à venir :

 

 

Vous souhaitez suggérer des sujets, partager des événements organisés en région, inviter vos entreprises à ces Web Conférences, les faire témoigner ?

N’hésitez pas à revenir vers moi : s.christin[at]transition-numerique-plus.fr

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