Le digital au service de la gestion de votre comptabilité

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Le digital au service de la gestion de votre comptabilité

La comptabilité est un point clé pour les petites entreprises, mais est également source de temps et d’investissement humains parfois conséquents. Les outils digitaux permettent de se simplifier la comptabilité pour se focaliser sur son cœur de métier.

quickbooksAujourd’hui vous pouvez accélérer la mutation digitale de votre comptabilité avec QuickBooks – Numéro 1 des solutions de gestion en ligne – via une offre tarifaire à 1€ / mois pendant 12 moisOffre valable du 10 au 17 Octobre !

Les logiciels de gestion de comptabilité QuickBooks permettent aux dirigeants d’entreprise de gagner du temps en ayant toujours une vision en temps réel de leur situation financière et de leurs comptes.

 

Pour plus d’informations : c’est ICI 

Le pré-paiement en ligne pour les restaurateurs

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Les no-shows (réservations non honorées sans que le client ne prenne la peine de prévenir) sont particulièrement dommageables pour les restaurateurs. Aujourd’hui, il existe une parade : la pré-autorisation bancaire ou le pré-paiement au moment de la réservation en ligne du client.

table-reservee

 

Guestonline est le premier acteur de la réservation en ligne, en France, à le proposer aux restaurateurs. La Tour d’Argent, à Paris, ou encore le M Restaurant, à Lyon, utilisent ces fonctionnalités, de façon permanente ou ponctuelle.
http://www.guestonline.fr/dites-stop-aux-no-shows/

Automatisation et externalisation de l’envoi des courriers administratifs

Domifacile, entreprise prestataire de services à la personnes offrant une large gamme de services à domicile, a choisi la solution FlyDoc d’Esker pour externaliser l’envoi par courrier de 27000 documents administratifs par an. La solution FlyDoc permet à Domifacile de gagner du temps sur l’envoi de plus de 450 bulletins de paie et près de 500 factures par mois.

Créée en 2004, Domifacile a connu un développement rapide et important, soutenu notamment par le succès des services à la personne et par les lois Borloo de 2005. Avec un objectif de 4 à 5 ouvertures d’agence par an, Domifacile était confronté à une augmentation continue des tâches administratives gérées par le siège. Afin d’accompagner ce développement rapide, Domifacile recherchait une solution souple et efficace pour externaliser et se décharger de l’envoi récurrent et en nombre des bulletins de paie, et utilisable pour d’autres flux. En quelques clics, les documents sont préparés et envoyés via internet par les équipes de Domifacile.

En plus de cette utilisation principale, l’entreprise a rapidement élargi son utilisation de FlyDoc pour l’envoi à ses clients des attestations fiscales nécessaires aux déclarations d’impôts et aux abattements fiscaux : un envoi annuel de 15 000 courriers, qui aurait mobilisé plusieurs personnes pendant de nombreuses heures sans la solution d’Esker.

Grâce à FlyDoc, Domifacile a rapidement gagné en productivité et en efficacité :

  • Des bulletins de paie envoyés en 48h, ce qui était difficilement possible avec un processus manuel interne.
  • Une économie significative pour l’entreprise, le temps gagné sur ces tâches fastidieuses permet aux équipes Domifacile de se consacrer à d’autres missions à plus grande valeur ajoutée.
  • Une offre adaptée aux besoins d’une PME en croissance, le service FlyDoc n’impose pas d’abonnement mensuel et propose une facturation “à la demande”, en fonction de la consommation effectuée par l‘entreprise.
  • Réaliser rapidement des envois en nombre, avec une option “pièce jointe” pour l’envoi des courriers.
  • De nouvelles utilisations du service sont à l’étude, telles que les envois quotidiens de propositions ou de bons de commandes.

Domifacile a l’ambition d’ouvrir 4 à 5 nouvelles agences par an, ce qui laisse envisager une croissance importante de la dématérialisation des flux courriers de l’entreprise.

Pour en savoir plus rendez-vous sur notre site web !

Un scan de facture imprimée ne vaut pas facture électronique !

Certaines entreprises font le choix d’imprimer leurs factures client, établies avec un outil de gestion, puis elles les scannent, signent ces scans et les envoient à des clients en appelant cela Facture Electronique.

Est-ce correct ? Est-ce possible d’établir une Facture Electronique  par simple scan d’une facture imprimée ?

La réponse est dans le BOFiP du 18 octobre 2013. Elle est sans ambiguïtés : le scan d’une facture déjà imprimée, même porteur d’une signature numérique, ne vaut pas facture électronique. Cela a été toléré jusqu’au 31 décembre 2014, mais depuis le 1er janvier 2015… ce n’est pas conforme.

Extrait du BOFiP  (Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts) :

Toutefois, jusqu’au 31 décembre 2014, une facture créée sur papier, puis numérisée pour être envoyée et reçue de façon électronique (par courriel ou réseau sécurisé) sera considérée comme une facture électronique sous réserve du respect des conditions cumulatives suivantes par l’émetteur :

  • la facture numérisée devra être sécurisée au moyen d’une signature électronique quelles que soient les caractéristiques de cette dernière ;
  • l’émetteur de la facture devra conserver la facture sous les deux formats, papier et électronique.

Le récepteur de la facture sera, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il devra donc conserver la facture ainsi reçue, uniquement sous format dématérialisé.

Envie de vérifier à la source : http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8862-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10-20131018 paragraphe 90

Sans compter l’approche surprenante en termes de productivité… imprimer pour scanner puis signer… Pourquoi ne pas signer directement le PDF généré par l’outil ?

Vous pouvez également consulter sur le Blog de Qweeby un billet rédigé sur le BOFIP qui cadre l’aspect dématérialisation.

Booster ses ventes et améliorer sa relation clients

#devis et facturation #mobilité #sécurité #ventes

Une grande entreprise vendant des produits en BtoC dispose d’une force commerciale nomade sur l’ensemble du territoire national.

image docapost

 

Sa problématique : simplifier la démarche des commerciaux nomades, réduire les risques opérationnels et diminuer les coûts, tout en donnant une image de modernité.

Avec l’offre de signature de Docapost, cette entreprise va pouvoir proposer à ses clients une solution de  souscription électronique en mobilité sur tablette tactile.

 

 

Comment ça marche ?

  • Le conseiller instruit le dossier sur son Ipad / sa tablette,
  • Le prospect relit son contrat sur l’écran et signe son contrat grâce à un stylet directement sur  la tablette,
  • La signature manuscrite est reportée sur le document, des signatures électroniques horodatées sont générées au nom du prospect, de la société et de DOCAPOST ; Un fichier de preuve est constitué,
  • Le contrat est archivé pour 10 ans dans un espace d’archivage probatoire,
  • Le contrat est renvoyé au S.I pour traitement interne

Gain pour l’entreprise :

  • Diminution des coûts directs (papier, envoi) et indirects (traitement back office),
  • Réduction des délais pour l’assurance et pour le client final,
  • Augmentation des performances commerciales,
  • Image de modernité,
  • Simplicité pour le client final …

Pour en savoir plus : partenariats.d2m@docapost.fr

L’offre de signature de Docapost permet de dématérialiser tous types de documents contractuels, y compris les pièces justificatives, quel que soit le canal de relation choisi par vos clients. L’offre de signature de Docapost améliore ainsi la relation client, booste vos ventes en doublant le taux de transformation et améliore la fidélisation.

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