Dématérialisation, GED, EDI - Comprendre les échanges à l'ère du numérique

La dématérialisation correspond à toutes les techniques qui suppriment le papier au profit de l’électronique. Une facture dématérialisée est le même document fiscal en version numérique que le document papier qui alors « n’existe plus ».

La dématérialisation fait partie de la Gestion Electronique Documentaire (GED). Sous l’effet de la transformation numérique, la dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) sont entrées dans une nouvelle phase. Il ne s’agit plus désormais de gérer un stock de documents papier, mais bien de capturer, de stocker, de reconnaître et de sécuriser des informations, des données, des documents qui viennent de sources multiples et qui se présentent dans de multiples formats.

L’Échange de Données Informatisé (EDI)
Il s’agit d’une technique permettant de remplacer des échanges de documents papier par des échanges entre ordinateurs. Par exemple, les commandes EDI peuvent remplacer les commandes que vous recevez par fax ou par courrier. L’EDI revient donc à échanger des ensembles structurés d’information (« messages ») au lieu de documents papier. Ces échanges peuvent concerner les commandes, les factures, les avis d’expédition…

Pourquoi et comment dématérialiser mes documents administratifs ?

La dématérialisation des factures devient une obligation avec un échéancier variable selon la taille des entreprises :

– 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques
– 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire
– 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises
– 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Outre cet aspect légal, la dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. La démarche de dématérialisation des factures peut aussi  constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu’un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété) Note officielle sur le site du service public

La dématérialisation compte tenu des contours légaux nécessite l’intervention de spécialistes, que l’on parle de format PDF ou EDI.

Editeurs de logiciels et Centres de Ressources en région vont étudier votre besoin au cas par cas pour identifier la meilleure solution pour vous.

Comment simplifier mes données clients et fournisseurs ?

Vos données clients, prospects et fournisseurs représentent l’ADN et le patrimoine de votre entreprise. Ces données doivent être structurées et automatisées afin de pouvoir les exploiter. Des outils de Gestion de Relation Clients (Fournisseurs) sont devenus indispensables pour maîtriser votre marché, vos coûts, vos offres, et faire prospérer votre entreprise.
Les outils à disposition sur le marché sont multiples et nécessitent un cadrage de vos besoins auprès de professionnels métier.

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Comment simplifier la gestion de mes devis et factures ?

La gestion des devis et factures nécessite un suivi sans faille afin de ne pas perdre des données ou transmettre des données erronées ou en retard à vos interlocuteurs. Le stockage de ces informations doit également être professionnalisé de manière à retrouver les informations quand vous en avez besoin ; des solutions en mode SaaS existent afin de simplifier et organiser ces éléments, automatiser certaines taches et vous faire gagner un temps précieux. Des outils de gestion de factures et devis proposés par de nombreux prestataires.

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Des éditeurs de logiciels – partenaires du
programme Transition Numérique – logo_TN_partenaire2017vectpeuvent vous accompagner dans le choix et la mise en oeuvre de solutions adaptées à vos besoins :

Archibald, des solutions spécialisées de GED adaptées à votre contexte (finance, gestion, RH, documents techniques, …)
CCI Moselle – Sensibilisation, conseils, accompagnement en stratégie numérique et recherche de solutions digitales
ChamberSign – La signature électronique véhicule d’une image dynamique de l’entreprise et réduit le temps de des échanges pour contractualiser.
– Compta.com, logiciel cloud de comptabilité, gestion et facturation en ligne, avec note de frais, gestion de trésorerie et dématérialisation.
Dropbox Business : dématérialisez tous vos documents papier avec des fichiers hébergés en ligne et facilement accessibles partout où vous allez, même sans connexion Internet. Optez pour le “zéro papier” et simplifiez l’archivage, la gestion et le partage des documents d’entreprise. Contactez Dropbox sur channel-france@dropbox.com pour obtenir la liste des revendeurs proches de chez vous.
– Esker : automatisation des processus documentaires et solutions de dématérialisation des documents en mode Cloud.
GS1 France : traçabilité, information produit, retraits-rappels, automatisation de la gestion des stocks, optimisation des transports, facture électronique, échanges de données informatisés….
Inforum : Applications logicielles spécialisées point de vente, pressing et blanchisseries petits paquets, avec gestion automatisée de la facturation.
Locarchives : Mise en œuvre d’une solution globale et personnalisée d’automatisation et de sécurisation de l’ensemble de vos processus documentaires
Neopost France : Optez pour l’externalisation et la dématérialisation de vos flux documentaires ! Réduisez vos coûts d’envois et de réception de vos factures, bulletins de paie, recommandés, courriers…, et passez progressivement à l’e-facture, l’e-bulletin de paie et à la Lettre Recommandée Electronique !
Okalys : Les commerciaux présentent leurs argumentaires de vente de manière fluide, dynamique et organisée. Ils ne font plus du tout d’informatique et retrouvent leur véritable métier : vendre.
Orange : la solution Xambox pour centraliser et archiver vos factures de manière automatique
Pramana intervient dans l’identification et l’activation de nouveaux leviers de productivité et d’efficience au sein de l’entreprise, via la digitalisation de leurs processus internes et l’automatisation des échanges avec leurs partenaires
Prologue Numérique : solutions intégrées pour la dématérialisation de tous les documents papier et électroniques, entrants, circulants et sortants de l’entreprise.
Qweeby : un service de facture électronique qui distribue l’intégralité des factures à l’ensemble des clients selon leurs attentes (interopérabilité ou EDI ou PDF accompagné des données exploitables).
– TimeTonic : 1ère solution de collaboration permettant également une gestion complète et totalement customizable de ses activités commerciales (CRM), de ses projets et de ses documents (GED), y compris sur mobile.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à visualiser les Web Conférences

« La facture électronique de A à Z : aspects légaux, aspects techniques et réels enjeux de cette formidable opportunité » (Web Conférence animée par Qweeby ). .

 » La dématérialisation « pour les nuls » : cadre légal, enjeux et bonnes pratiques  » Web Conférence animée par Esker

 » TPE/PME comment construire simplement et rapidement des tableaux de bord et indicateurs pour le pilotage de l’ensemble de vos activités  » (Web Conférence animée par Bittle).


La Xambox d’Orange pour numériser et archiver vos documents dans le cloud en toute sécurité.

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