Pourquoi et comment dématérialiser mes documents administratifs ?

La dématérialisation des factures devient une obligation avec un échéancier variable selon la taille des entreprises :

– 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques
– 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire
– 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises
– 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Outre cet aspect légal, la dématérialisation permet des gains mutuels pour les entreprises et les administrations : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des manipulations de documents « papier », diminution des temps de traitement, garantie de remise des documents, fluidité des échanges. La démarche de dématérialisation des factures peut aussi  constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu’un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété) Note officielle sur le site du service public

La dématérialisation compte tenu des contours légaux nécessite l’intervention de spécialistes, que l’on parle de format PDF ou EDI.

Editeurs de logiciels et Centres de Ressources en région vont étudier votre besoin au cas par cas pour identifier la meilleure solution pour vous.

Comment simplifier mes données clients et fournisseurs ?

Vos données clients, prospects et fournisseurs représentent l’ADN et le patrimoine de votre entreprise. Ces données doivent être structurées et automatisées afin de pouvoir les exploiter. Des outils de Gestion de Relation Clients (Fournisseurs) sont devenus indispensables pour maîtriser votre marché, vos coûts, vos offres, et faire prospérer votre entreprise.
Les outils à disposition sur le marché sont multiples et nécessitent un cadrage de vos besoins auprès de professionnels métier.

 

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Comment simplifier la gestion de mes devis et factures ?

La gestion des devis et factures nécessite un suivi sans faille afin de ne pas perdre des données ou transmettre des données erronées ou en retard à vos interlocuteurs. Le stockage de ces informations doit également être professionnalisé de manière à retrouver les informations quand vous en avez besoin ; des solutions en mode SaaS existent afin de simplifier et organiser ces éléments, automatiser certaines taches et vous faire gagner un temps précieux. Des outils de gestion de factures et devis proposés par de nombreux prestataires.

 

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Comment gérer ma base prospects / clients ?

La gestion de votre base prospect et clients est un élément clé pour l’entreprise : dirigeant, commerciaux, responsable marketing, vous devez être en mesure de catégoriser votre base de façon à mieux cibler vos prospects et clients et décliner des actions en phase avec leurs besoins. Ceci est d’autant plus vrai qu’à l’heure du tout connectée, les prospects et clients attendent de vous de la réactivité, de l’instantanéité, vous devez pouvoir réagir avant que le besoin ne s’exprime ! Sans une gestion ciblée et maîtrisée de vos contacts – via des outils de GRC (gestion de la relation clients)  – vous risquez de passer à coté des attentes de ceux-ci…

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Comment mieux cibler mes clients ?

Cibler ses clients ou prospects, c’est d’abord les connaitre puis savoir quand et comment les informer, les solliciter. En dehors des outils qui vont vous permettre de structurer vos actions, il est indispensable de définir votre stratégie « marketing » via le support d’agences spécialisées dans ce domaine : quels outils utiliser, quand, comment, quels moyens internes mettre en oeuvre…

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Des éditeurs de logiciels – partenaires du
programme Transition Numérique –logo_TN_partenaire2017vect peuvent vous accompagner dans le choix et la mise en oeuvre de solutions adaptées à vos besoins :

ADP : simplifiez et dématérialisez la gestion de votre paie et de vos RH grâce à la technologie et l’expertise d’ADP.
– Appvizer : cherchez et comparez dans le catalogue  d’appvizer toutes les applications web pour la finance et la comptabilité ainsi que les applications web pour la gestion d’entreprise
Archibald : votre partenaire de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients
Azopio : Une plateforme Cloud qui automatise la collecte et la gestion de l’ensemble de vos pièces comptables (factures, reçus et transactions bancaires) et en extrait leurs données clés afin de vous faire gagner temps et productivité.
– Bittle : construire simplement des tableaux de bord intuitifs pour piloter l’ensemble de ses activités.
BLC-Conseil : Première plateforme de formation en ligne sur les logiciels et outils informatique à destination professionnelle.
BNP Paribas – dématérialisation des paiements, le paiement sans contact
CCI Moselle – Sensibilisation, conseils, accompagnement en stratégie numérique et recherche de solutions digitales
ChamberSign – La signature électronique adaptée à tous les processus de simplification pour une amélioration de la productivité et de l’efficience des organisations
CIC : dématérialisation des titres restaurant avec Monetico Resto et encaissement par carte bancaire via smartphone avec Monetico Mobile
clematix : entreprise de services du numérique, création digitale et développement applicatif
Compta.com  logiciel cloud de comptabilité, gestion et facturation en ligne, avec note de frais, gestion de trésorerie et dématérialisation.
Domaine Legal : tous les services d’un cabinet d’avocat en ligne à prix imbattables: conseil juridique, rédaction de documents juridiques relus par des avocats, litiges et mises en demeure.
Dropbox Business : affranchissez-vous des contraintes liées à la gestion d’un serveur et simplifiez le travail en équipe avec solution multiplateforme qui s’intègre directement aux applications que vos employés utilisent au quotidien, comme Microsoft Office. Contactez Dropbox sur channel-france@dropbox.com pour obtenir la liste des revendeurs proches de chez vous.
EKI-Libre : Simplifiez et allégez votre organisation interne grâce aux meilleures solutions du marché.
Esker : automatisation des processus documentaires et solutions de dématérialisation des documents en mode Cloud.
Evoliz : logiciel de gestion commerciale en ligne – facilite la facturation d’une petite entreprise et optimise les échanges entre l’entrepreneur et son expert-comptable.
Expensya : une solution informatique, web et mobile, qui s’attaque à la gestion des notes de frais  pour en faire un process simple, rapide et efficace
– Factomos : logiciel de gestion de la facturation dédié aux TPE, PME et aux indépendants.
Gerermesaffaires : un réseau collaboratif pour gérer votre patrimoine numérique.
Gestion-Air : logiciel de gestion commerciale et de gestion de la relation
clients
– Guestonline : module de réservation en ligne et cahier de réservation numérique pour restaurant : pour gagner un temps précieux au quotidien et faciliter l’échange d’informations entre les collaborateurs (serveurs, cuisine, direction…)
Inforum : Applications logicielles spécialisées point de vente, pressing et blanchisseries petits paquets, avec gestion base de données clients.
Intuit : QuickBooks pour gérer et envoyer vos factures en ligne, un suivi de vos ventes, dépenses, liquidités, bénéfices, revenus, paiements, etc.
– IPaidThat automatise votre comptabilité via la recherche et la saisie automatique de vos factures depuis votre boite email !
Legalife :  un accompagnement juridique sur-mesure et complet pour créer l’ensemble des documents juridiques dont vous avez besoin de manière automatisée et instantanée
legalstart.fr : Gérez simplement toutes vos démarches juridiques en ligne !
Locarchives : Mise en œuvre d’une solution globale et personnalisée d’automatisation et de sécurisation de l’ensemble de vos processus documentaires
Lomaco : Spécialiste des solutions de mobilité : régulation, gestion de flotte.
MyRezApp : Solution gratuite pour optimiser la gestion des réservations / rendez-vous, proposer la réservation en ligne à ses clients et gagner un temps précieux au quotidien.
Neediz : une vision consolidée des connaissances de l’entreprise, sur la base d’emails et de documents, vision commune à tous les collaborateurs travaillant sur le même projet ou pour le même client.
Neopost France : Optez pour l’externalisation et la dématérialisation de vos flux documentaires ! Réduisez vos coûts d’envois et de réception de vos factures, bulletins de paie, recommandés, courriers…, et passez progressivement à l’e-facture, l’e-bulletin de paie et à la Lettre Recommandée Electronique !
Okalys : Formalisez la documentation commerciale ; Uniformisez les méthodes ; Optimisez le processus de vente depuis le siège jusqu’au client final.
Pramana  intervient dans l’identification et l’activation de nouveaux leviers de productivité et d’efficience au sein de l’entreprise, via l’analyse, la modélisation, l’optimisation de leurs processus (BPMN, Lean Management, Business Processus Optimisation & Outsourcing…), via leur digitalisation et l’automatisation des échanges avec leurs partenaires
Prologue Numérique : solutions intégrées pour la dématérialisation de tous les documents papier et électroniques, entrants, circulants et sortants de l’entreprise.
Qweeby : un service de facture électronique qui distribue l’intégralité des factures à l’ensemble des clients selon leurs attentes (interopérabilité ou EDI ou PDF accompagné des données exploitables).
Sage : des solutions simples et efficaces de gestion commerciale,  gestion comptable et paie : Ciel et SageOne
Sales Builder & Compagnie :  lier le cycle de vente au cycle d’achat du client afin de mieux comprendre la valeur réelle que vous apportez à vos clients et réduire vos cycles de vente par une meilleure compréhension de votre marché
Sefairepayer.com : une plate-forme 100 % internet de recouvrement
de créances en ligne spécialisée dans les procédures amiables et judiciaire saccessible 24h / 24 et 7 j / 7
TigerPro CRM : outil complet incluant les dossiers clients, la gestion marketing, la gestion commerciale, le service client, des statistiques en temps réel et un mode collaboratif pour un partage efficace des informations.
– TimeTonic : 1ère solution de collaboration permettant également une gestion complète et totalement customizable de ses activités commerciales (CRM), de ses projets et de ses documents (GED), y compris sur mobile.
– YoudontneedaCRM : un logiciel en ligne d’aide à la prospection commerciale qui permet de suivre de façon simple et efficace l’ensemble de ses opportunités commerciales

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à visualiser les Web Conférences

« La facture électronique de A à Z : aspects légaux, aspects techniques et réels enjeux de cette formidable opportunité » (Web Conférence animée par Qweeby ). .

 » La dématérialisation « pour les nuls » : cadre légal, enjeux et bonnes pratiques  » Web Conférence animée par Esker

 » TPE/PME comment construire simplement et rapidement des tableaux de bord et indicateurs pour le pilotage de l’ensemble de vos activités (Marketing, Finances, Ventes, Achats ..) » (Web Conférence animée par Bittle).

One thought on “Simplification de mes processus internes

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